Kilometerregistratie

Weg met de bijtelling!

Het doel van alle producten in deze test is hetzelfde: een sluitende boekhouding bijhouden waaruit blijkt dat de zakenauto niet privé is gebruikt. De belastingdienst stelt een aantal eisen aan zo'n registratie: van iedere rit moet de datum, reden, beginstand en eindstand van de kilometerteller worden bijgehouden. Wanneer niet de meest logische route wordt gereden, bijvoorbeeld omdat een weg is afgezet of om een file te ontwijken, moet ook dat worden vermeld.

De meest elementaire manier om een kilometerregistratie bij te houden is met pen en papier. In een schrift in de auto moet dan strikt van iedere rit met de kilometerstand, route en omschrijving worden bijgehouden. In de praktijk is het risico echter groot dit te vergeten, het schrift kwijt te raken, of slordig te werken waardoor de registratie niet sluitend is.

RitAssist Lite

Daarom zijn er diverse websites die helpen om een ritregistratie op orde te houden. De kwaliteit varieert van goedbedoelde gratis huisvlijt tot betaalde professionele producten. Voor deze test is de laatste gekozen, want een boekhouding is belangrijk en het risico bestaat dat een hobbyist stopt of toch niet zo'n betrouwbare dienst levert als gehoopt.

Met de website van "RitAssist.nl" is papierwerk in de auto overbodig. Met de agenda als geheugensteuntje kunnen met de "Lite" versie achteraf alle gemaakte ritten worden ingevoerd. Dankzij een slimme koppeling met GoogleMaps, worden automatisch de afstanden en op basis daarvan de kilometerstanden berekend. De webinterface is eenvoudig te bedienen en is bovendien zo opgezet dat waar mogelijk werk uit handen wordt genomen. Voor een rit terug naar huis volstaat het bijvoorbeeld om de "terug"-knop in te drukken. Bij eventuele invoerfouten wordt een waarschuwing getoond en ook achteraf wijzigen is eenvoudig.

Met een druk op de knop kunnen de ingevoerde gegevens worden uitgevoerd naar een PDF bestand dat geheel volgens de specificaties van de fiscus een ritadministratie bevat. Even makkelijk kan de administratie worden bewaard als Excel-document.

In vergelijking met de papieren registratie blijken de berekende kilometerstanden regelmatig af te wijken. De ingebouwde routeplanner toont theoretische afstanden en na enkele weken rijden bedraagt de afwijking tussen de webapplicatie en de werkelijkheid enkele tientallen kilometers. Dit is eenvoudig te corrigeren, maar vraagt extra inspanning van de gebruiker.

Trevler

De volgende stap is daarom de elektronische registratie. Door middel van een GPS-ontvanger wordt automatisch bepaald waar de auto zich bevindt. Het populairste toestel in dit segment is de "Trevler". Dit apparaat heeft de omvang van een dikke creditcard en kan worden aangesloten op de 12-volt aansluiting ("sigarettenaansteker") van de auto. Inbouw is niet nodig. In de praktijk is dit voordeel ook een nadeel: tijdens de test vochten de TomTom, telefoon en Trevler regelmatig om het 12-volt stopcontact. Gelukkig heeft de Trevler een ingebouwde accu; het toestel kan vele uren zonder stroom.

De bediening van de Trevler kan niet simpeler: het heeft namelijk geen knoppen! Zodra de auto zich in beweging zet, begint de Trevler automatisch met registreren. Het interne geheugen is voldoende voor 7.500 km aan ritten.

Na enkele weken rijden kan het toestel via een USB-kabel op de PC worden aangesloten om de opgeslagen gegevens uit te lezen. Deze worden via de bijgeleverde software naar de centrale computer van Trevler gestuurd. Deze software is alleen beschikbaar voor Windows. Linux en Macintosh gebruikers worden jammerlijk vergeten. Dit geldt echter voor de meeste geteste systemen, blijktbaar is de financiële wereld uiterst conservatief als het om computers gaat.

De ritgegevens zijn nu via de website van Trevler op te vragen, zodat bij iedere rit eventuele opmerkingen kunnen worden opgenomen. Het valt op dat regelmatig onjuiste adressen worden gemeld. In plaats van het bezochte adres wordt dan een zijstraat genoemd. De oplossing is veel bezochte adressen in een adresboek te zetten, bij twijfel kiest het systeem dan een bekend adres. Trevler belooft dit probleem in 2010 op te lossen met een software-update.

Uiteindelijk is de hele boekhouding uit te voeren als PDF formaat, geheel volgens de specificaties van de belastingdienst.

Mipper

De opzet van "Mipper" is gelijk aan die van Trevler. Dit handzame toestel kan 150 reisuren lang (+/- 9.000 km) registreren en heeft een accu die 32 uur mee gaat. Het grote voordeel van Mipper is dat het geen maandelijk abonnement vereist. In plaats daarvan wordt een applicatie meegeleverd die op de eigen (Windows) PC draait. Dit geeft bovendien meer privacy.

De installatie-procedure verloopt allerminst vlekkeloos. Over een periode van enkele maanden zijn meerdere versies geprobeerd, maar nog steeds zijn niet alle kinderziektes opgelost. De meetgegevens van Mipper zijn in de regel betrouwbaar, maar ook hier heeft het systeem een enkele steek laten vallen.

Mipper gebruikt een zeer kort interval tussen de metingen, waardoor van een rit op veel tussenpunten de tijd en gereden snelheid kan worden getoond. Indien gewenst, kunnen ritgegevens achteraf met de hand worden gecorrigeerd.

De zo gewilde functie om een rapport uit te draaien voor de belastingdienst, wordt altijd opgeslagen in Excel-formaat. Voor wie niet over dit kostbare programma beschikt: het bestand is ook leesbaar met gratis spreadsheets als Gnumeric en OpenOffice.

ZeroDelta

Een ingebouwd systeem is kostbaarder dan een losse GPS-ontvanger, maar heeft diverse voordelen. Het heeft een eigen stroomvoorziening en dus is de 12-volt aansluiting vrij voor andere accessoires. Vergeten aan te sluiten of in te schakelen is bovendien uitgesloten.

De "ZeroDelta" is een klein kastje dat onder het dashboard wordt weggebouwd. Daarmee is het diefstalbestendig en dat is ook een voordeel boven de "zichtbare" systemen. De ZeroDelta wordt geleverd met een USB-aansluiting die op een willekeurige plek in de auto kan worden gebouwd (bv. in het dashboardkastje). Alle ritgegevens worden opgeslagen op de USB-stick. Deze dient periodiek via de PC te worden uitgelezen (wederom: alleen Windows).

Het ZeroDelta product is in de praktijk betrouwbaar en "fool proof". Mocht de gebruiker de USB-stick vergeten, dan klinkt een geluidssignaal. Wordt dan nog steeds geen geheugenstick aangeboden, dan heeft het toestel een interne buffer om enkele dagen lang toch ritgegvens op te slaan.

Net als bij de eerder beschreven systemen worden alle gegevens naar een webapplicatie gestuurd. Via Internet kunnen vervolgens alle ritten worden opgevraagd en kunnen per rit opmerkingen worden toegevoegd. De bezochte adressen worden gemiddeld goed herkend. Uiteindelijk kan een kant-en-klaar ritoverzicht worden gedownload dat aan alle eisen van de fiscus voldoet.

Loqater

Het duurste, maar ook het meest uitgebreide systeem in deze test is de Loqater. Dit apparaat is populair bij wagenparkbeheerders omdat het is uit te breiden met vele opties. Voor deze test is de eenvoudigste uitvoering gekozen en ook dan onderscheidt Loqater zich door een enorm gebruiksgemak, waardoor het ook voor de privé-gebruiker interessant is. Voor deze test is één optie besteld: een knop op het dashboard waarmee kan worden aangegeven of een rit zakelijk of privé is.

De Loqater wordt in de auto gebouwd. Het toestel heeft geen display, geen USB-aansluiting en wordt niet aan de PC gekoppeld. In plaats daarvan houdt de Loqater via GSM contact met de centrale computer. Het uitlezen van de gegevens gaat dus helemaal automatisch en dat verklaart de meerprijs. Omdat er geen PC nodig is om data uit te lezen, is Loqater besturingssysteem onafhankelijk.

De verzonden gegevens kunnen live (!) via een uitgebreide webapplicatie worden geraadpleegd. Het voor de belastingdienst zo gewilde overzicht van alle zakelijke ritten kan als PDF document worden uitgevoerd. Het bevat data, kilometerstanden en bezochte adressen inclusief huisnummer.

Daarnaast kan iedere rit op een kaart worden getoond, zelfs als 3d animatie! Een prettige bijkomstigheid: mocht de auto ooit gestolen worden, dan kan Loqater op ieder moment melden waar het voertuig zich bevindt.

In vergelijking met de andere geteste systemen is Loqater van een andere klasse: de Loqater wist de meeste bezochte adressen correct te benoemen, de software is uitgebreider en dankzij de draadloze verbinding is het gebruikersgemak maximaal. Leuker kan de kilometerregistratie niet worden, wel makkelijker.

Conclusie

Wie geen bijtelling wil betalen over de leaseauto, moet aan de fiscus kunnen bewijzen dat die auto alleen zakelijk is gebruikt. Een ritregistratie bijhouden kost zoveel tijd en discipline, dat menigeen nog liever de gewraakte bijtelling betaalt. Maar er zijn diverse hulpmiddelen te koop die het bijhouden van een kilometerregistratie makkelijk maken.

Slimme kastjes met GPS-ontvangers weten waar de auto zich bevindt en houden geheel automatisch een ritregistratie bij. De prijs van deze apparaten loopt enorm uiteen. De prijsverschillen komen vooral terug in het gebruiksgemak en de betrouwbaarheid.

Niet alle GPS-ontvangers blijken even nauwkeurig te werken en ook de kwaliteit van de software loopt sterk uiteen. De eenvoudigste toestellen vereisen geen inbouw, maar nemen de 12-volt aansluiting in beslag die ook wordt gebruikt voor de TomTom of telefoon. Een ingebouwd apparaat is minder diefstalgevoelig, heeft altijd stroom en is daarom betrouwbaarder.

Het doel van alle ritregistratiesystemen is geld besparen, dus zou het goedkoopste logischerwijs de winnaar van deze test zijn. Betrouwbaarheid is echter ook van belang en hoe eenvoudiger de bediening, hoe kleiner de kans op fouten. Een geavanceerd systeem is daarom zeker te overwegen. Alle hier geteste systemen produceren een deugdelijke, sluitende kilometerregistratie. Dus weg met de bijtelling!